Por el Lic. José Mejía
A pesar de que la resolución DGT-R-48-16 que regula el uso de los comprobantes electrónicos fue emitida en el año 2016, a la fecha todavía existe una gran incertidumbre por parte de los contribuyentes con respecto a cómo funcionan los sistemas de comprobantes electrónicos en el proceso de la recepción de los archivos XML.
Proceso de recepción de los comprobantes electrónicos.
A continuación, veamos como es el proceso paso a paso, con un ejemplo.
La compañía ABC, S.A se encuentra registrada como emisor-receptor electrónico y emite comprobantes electrónicos a su cliente XYZ, S.A que es una compañía registrada como receptor electrónico.
- ABC, S.A emite la Factura Electrónica N°00100001010000000001.xml a XYZ, S.A por concepto de servicios de limpieza a través de su sistema de comprobantes electrónicos.
- A la compañía ABC, S.A. le llega un mensaje de confirmación por parte de la Administración Tributaria, dependiendo del proveedor este mensaje se aloja en el sistema de comprobantes electrónicos del emisor-receptor electrónico.
- A la compañía XYZ, S.A le llegaran 3 archivos al correo electrónico dispuesto para la recepción de los comprobantes electrónicos, los cuales son una representación gráfica (PDF), la factura electrónica en formato XML y el mensaje del Ministerio de Hacienda (indicando la aceptación o rechazo). En nuestro ejemplo serían los siguientes:
- Factura Electrónica N°00100001010000000001.pdf
- Factura Electrónica N°00100001010000000001.xml
- Respuesta Factura Electrónica N°00100001010000000001.xml
- Una vez que el cliente (receptor electrónico) ha recibido estos archivos, los archivos en formato XML se proceden a cargar al sistema de comprobantes electrónicos que utiliza el receptor electrónico, esto para su aceptación o rechazo.
- Dependiendo del sistema de comprobantes electrónicos, una vez que se selecciona el comprobante proveniente del emisor-receptor electrónico que se desea aceptar o rechazar, el sistema puede ser que permita que el usuario digite si lo acepta o rechaza o puede ser que el sistema cuente con un botón asignado para dicha función, sin la necesidad de digitar en forma manual.
- Aceptado o rechazado el comprobante electrónico por parte de la compañía XYZ, S.A al proveedor ABC, S.A, le llegará a este último un correo electrónico al email designado para la recepción de estos documentos con dos archivos XML. En nuestro ejemplo, el mensaje de aceptación o rechazo para el comprobante electrónico emitido por ABC, S.A serían los siguientes:
- Mensaje de aceptación N°00100001010000000001.xml
- Respuesta Mensaje de Aceptación N°00100001010000000001.xml
- Aceptado el gasto o la compra por parte del receptor electrónico, este ya se puede considerar como gasto o costo deducible para el impuesto sobre la renta.
Casos especiales y la deducibilidad de costos y gastos y la aplicación de los créditos fiscales.
Uno de los grandes cuestionamientos que se hacen muchos contribuyentes es qué sucede con los receptores manuales o pequeños productores respecto al uso de los comprobantes electrónicos y en otros casos cómo harían para aplicarse la deducibilidad de los costos y gastos. En este apartado vamos a ver unos casos especiales de forma general:
Caso 1: Sectores no obligados a emitir comprobantes electrónicos:
En la resolución DGT-R-12-2018 en su artículo 4 se establece cuáles son los contribuyentes que no están obligados a la emisión de comprobantes electrónicos, no obstante, esto no los exime de la contar con un sistema de comprobantes electrónicos para su aceptación.
Caso 2: Receptores manuales.
Para el caso de los receptores manuales, estos no deben realizar el proceso de aceptación o rechazo del comprobante electrónico, puesto que no cuentan con sistemas especializados para ello, además estos receptores manuales pueden recibir el comprobante electrónico impreso (representación gráfica) o se les puede hacer llegar al email que le indique al emisor-receptor electrónico. Esto de acuerdo a lo indicado en el párrafo segundo del artículo 10 de la resolución 48-2016.
Caso 3: Sector agrícola, servicios personales y productores de leche.
Otros de los sectores que no se encuentran obligados a la emisión de la factura electrónica corresponden a los que prestan servicios personales (por ejemplo, el señor que se dedica a limpiar malezas en una finca) o las personas físicas que se dedican a la producción agrícola (por ejemplo, un agricultor), tal y como lo establece el artículo 11 del Reglamento a la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
Recientemente la Dirección General de Tributación en su oficio DGT-843-2018 del 31 de julio de 2018 indica que:
“Los productores de leche, personas físicas, no están obligados a emitir comprobantes electrónicos autorizados, por la venta de leche; siempre y cuando no se dediquen a otra actividad lucrativa, en la que, si estén obligados a emitir comprobantes electrónicos autorizados, pues en tal caso, deberán emitir comprobantes por todas las actividades lucrativas que realicen.”
Adiciona el mencionado oficio que
“Los comprobantes que servirán de respaldo a los registros contables, si deben estar respaldados por medio de comprobantes electrónicos, en el tanto, las compras realizadas para respaldar tales gastos sean adquiridas a través de contribuyentes del Impuesto sobre la Renta o del Impuesto General sobre las Ventas, que estén obligados a emitir comprobantes electrónicos autorizados.”
Caso 4: Fideicomisos:
En el caso de los fideicomisos es necesario aclarar que los mismos si se encuentran obligados a la emisión y recepción de comprobantes electrónicos, ya que son contribuyentes como lo indica el artículo 2 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, siempre y cuando los mismos realicen actividades económicas, por otro lado, aquellos fideicomisos que responden como una garantía de respaldo ante un tercero por la realización de un proyecto o los que son exentos por ley especial, no se encuentran obligados a la emisión de comprobantes electrónicos, pero si a su recepción si desean aplicarse los créditos fiscales o los costos y gastos obtenidos durante el período fiscal correspondiente.
A pesar de que hay contribuyentes que no están obligados a cumplir con la emisión de los comprobantes electrónicos, la resolución DGT-R-48-16 en el artículo 9 establece que
“Todos aquellos comprobantes electrónicos y documentos asociados emitidos por el emisor-receptor electrónico que se encuentre obligado hacer uso del método de comprobantes electrónicos y por ende a enviar los archivos XML a la Administración Tributaria, deben contar con el respectivo mensaje de aceptación como respaldo de la validación; de lo contrario no podrán ser utilizados como respaldo de créditos fiscales ni como gastos deducibles…”
Adicional a lo anterior, se incluyen los contribuyentes que se mencionan en el artículo 11 del Reglamento a la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
